Mes clés et Outils pour organiser un événement de haut niveau avec des invités internationaux. Organiser un événement international est un défi passionnant mais exigeant.
En 2024-2025 j’ai organisé ou participé à la coordination de 5 événements internationaux. TEDxAvenueDesPépinières, 10000 CODEURS GAMA Consulting, AWLN, SMM4 (Tickets disponible ici).
Voici quelques clés pour garantir le succès de tels événements :
- Je commence par le point le plus important pour ma part : La confiance en soi! Face aux obstacles, la confiance en soi est cruciale. Lorsqu’un frein se présente, il est essentiel de savoir communiquer avec l’équipe de manière claire et motivante. L’inspiration et la capacité à prendre du recul permettent de surmonter les difficultés et de guider l’équipe vers la réussite.
En gros savoir gérer les gens qui râlent au moindre changement ou imprévu. 🙃 « Non je ne suis pas Dieu tout puissant et Oui nous devons pivoter! » - L’une des clés essentielles réside dans la constitution d’une équipe de professionnels de haut vol, ayant une conscience aigüe des enjeux mais aussi des défis. Une équipe qui travaille en synergie et qui sait s’adapter à chaque situation est indispensable pour réussir un événement international.
- Une organisation en amont est cruciale. Définir les objectifs de l’événement, l’audience cible, et les attentes des participants dès le départ permet de structurer chaque étape efficacement.
- Le lieu doit non seulement être adapté au type d’événement, mais également accessible et confortable pour les invités internationaux. Les services comme la traduction simultanée et l’hébergement sont essentiels pour garantir une expérience fluide.
Voici mes Outils préférés que je vous recommande. Ils sont simples et puissants :
- Trello : Pour la gestion de projet collaborative, le suivi des tâches et la planification des différentes étapes.
- Eventbrite : Pour la gestion des invitations, des billets et des inscriptions en ligne.
- Zoom : Pour les événements virtuels ou hybrides, ces plateformes assurent une diffusion de qualité.
- Google Drive : Pour centraliser et partager tous les documents et informations importantes en temps réel avec votre équipe.
- WhatsApp : Pour une communication fluide et instantanée au sein de l’équipe organisatrice.
- SurveyMonkey : Pour collecter des retours et améliorer l’expérience des participants après l’événement.
- TripIt : Pour organiser et partager les informations relatives aux déplacements et à l’hébergement des invités.
L’organisation d’événements internationaux est un travail d’équipe où chaque détail compte. Pour ma part, chaque projet est une nouvelle occasion d’innover et de créer des expériences mémorables !