Beaucoup pensent qu’un événement échoue à cause d’une grosse erreur. En réalité, il échoue à cause de petits “gaps”.
Ce moment où :
- le chauffeur ne trouve pas le VIP
- le modérateur n’a pas la dernière version du programme
- l’accueil ne reconnaît pas l’invité d’honneur
- le panel commence avec 25 minutes de retard
- et tout le monde découvre en même temps que “quelqu’un devait s’en occuper”
Après avoir organisé plusieurs événements de haut niveau, j’ai compris une chose : Un événement ne rate presque jamais par manque de travail. Il rate par manque de clarté.
Voici quelques règles simples qui changent tout :
- Une tâche = un nom
- Pas une équipe. Pas un comité. Une personne identifiée… et un backup.
- La checklist ne suffit pas.
- Il faut une timeline avec de fausses deadlines internes.
- Le jour J n’est pas une deadline. C’est une sanction.
- Toujours prévoir 3 scénarios :
- le plan officiel, le plan probable… et le plan catastrophe.
- Tout ce qui n’a pas de plan B arrivera.
- Le vrai risque, ce n’est pas la logistique.
- C’est l’information.
- Un seul document de référence pour tous : programme final, contacts, rôles, ordre de parole.
- Les crises arrivent dans les transitions.
- Pas pendant le panel.
- Mais dans les 15 minutes entre deux moments.
Et surtout : Dans l’événementiel, le mot le plus dangereux est : “normalement”.
- Normalement ils ont reçu le mail.
- Normalement le protocole sait.
- Normalement la salle sera prête.
Normalement = problème futur.
Un bon organisateur ne prépare pas seulement l’événement. Il prépare les imprévus. Et quand tout se passe parfaitement, ce n’est pas de la chance. C’est de l’anticipation.
J’ai la chance en ce moment de recevoir des conseils et des clés précieuses en bilatérale de la part de son excellence Mme Bineta Diop et je peux vous dire que ça vaut tout l’or du monde.
Merciiii
Sitti Inspire – Inspirer les leaders. Transformer les équipes.
Sitti ABDALLAH MSHANGAMA, Leadership stratégique • Gouvernance inclusive • Transformation durable